​​[#MYNERemix] AG 2015 de La Paillasse Saône — Organisation
​​Ce document est le PAD d'organisation de l’AG ordinaire de La Paillasse Saône qui se déroule à la MYNE, les 19-20 décembre 2015. Il présente les différents points d'organisation (déroulement du week-end, logistique interne et externe, etc.) et de co-construction.
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​​L'AG de La Paillasse Saône (LPS) réunit les membres actifs de sa communauté pour : 
  1. ​​Faire un bilan de l'année (dont le groupe Facebook témoigne de l'extrême intensité).
  1. ​​Dessiner les perspectives d'évolution (vision, gouvernance, services, méthodes, flux...).
  1. ​​Enclancher la dynamique de la M[Y]NE 2016 (une ​+maison autonome & expér​​+i​​+mentale​). 
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​​Programme : vision (long terme), gouvernance, processus et outils d'organisation, projets, état de la communauté, écosystème (partenaires), lieux... et bienveillance à tous les étages.
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​​Hashtag : #MYNERemix
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​​Pads : 
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​​Remarques : 
  • ​​Si le logiciel Hackpad déplait à certains, un miroir existe sur Framapad. Dans tous les cas, la production sera mise en commun à la fin du week-end (e.g. sur Movilab / Multibao).
  • ​​Plus nous serons nombreux et engagés, plus ce sera constructif ! Ce document collaboratif propose de partager les actions pour s'organiser et les thèmes à aborder sur la durée du WE.
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​0- Objectifs

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  • ​​Faire le bilan et retours d'expériences de membres 
  • ​​Pour révéler / sanctuariser les (bonnes) pratiques
  • ​​Pour (re)construire / s'approprier l'histoire de LPS
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  • ​​Clarifier avec les membres actifs de la communauté : 
  • ​​La vision de la Paillasse Saône (quelles missions ?)
  • ​​L'histoire de la LPS (quel(s) récit(s), vers qui ? ...)
  • ​​La diversité des usage(r)s, pratiques, services
  • ​​Le rapport au(x) lieu(x) (en 1er lieu La M[Y]NE)
  • ​​L'intégration dans le territoire (cf. OpenARA)
  • ​​La communication (cibles, discours, canaux)
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  • ​​Co-construire les process de développement des projets
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  • ​​Structurer les axes de travail sur l'innovation à la M[Y]NE
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  • ​​Définir la gouvernance et l'opérationnel de la M[Y]NE et des projets qui la constitue
  • ​​Mécanisme de distribution de valeur pour l'ensemble des projets dans le cadre de LPS MYNE (comment construire avec les porteurs de projets les mécanisme de contribution ? )
  • ​​Mode de gouvernance : Pourquoi et pour quoi? Qui et pour qui ? Comment ? Quoi ? 
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  • ​​Faire évoluer les statuts de l'association LPS (si besoin).
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​1- Participants

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​​Bio complètes
  • ​​Rieul Techer : co-initiateur de la MYNE / LPS, spécialiste du prototypage technologique
  • ​​Charlotte Rizzo : co-initiateur de la MYNE /  LPS, spécialiste d'urbanisme participatif.
  • ​​Nicolas Loubet : multi-entrepreneur, co-fondateur de Cellabz (connu pour blockchain)
  • ​​Maxime Lathulière : porteur du projet Inventaire.io (et spécialiste du web sémantique)
  • ​​​@Isabelle Radtke​ : fondatrice du tiers-lieu Les Usines Louise, a participé aux OSCEDays.
  • ​​Pierre Aumont : président de la Fabrique d'Objet Libre
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​​Bios à compléter
  • ​​Florence Le Nulzec 
  • ​​Jean-Luc Chautagnat
  • ​​Yoann Gruson-Daniel (cuisine / vaiselle)
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​2- Déroulé

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​​Le format cherche à mettre à l'épreuve le mode d'organisation et la vision de LPS / La MYNE.
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​​En bref, il s'agit : 
  • ​​d'établir le bilan et mutualiser toutes les bonnes idées / pratiques
  • ​​de se rendre compte du fonctionnement (et de SE L'APPROPRIER)
  • ​​de faire émerger des nouveaux formats pour La MYNE / LPS
  • ​​de décider ensemble des statuts, de la charte, de l'organisation 
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​​En trois parties : 
  • ​​(1) Bilan & REX
  • ​​(2) Co-Design 
  • ​​(3) Engagement
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​​Points clés (via ​@Nicolas Loubet​):
  • ​​Donner des OBJECTIFS au démarrage, comme pour un (vrai) design sprint (cf. Google Ventures) laisser les groupes se former au démarrage, donner la liberté de s'organiser;
  • ​​Faire des points réguliers et de partager la doc (TOUT LE MONDE DOIT PARTICIPER)
  • ​​Réfléchir dans le référentiel des 'groupes de travail' (besoins / moyens, trajectoires).
  • ​​Profiter de la richesse réunie à cette occasion (et laisser une liberté d'organisation).
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​Séquence 1 : Comment (se) vit-on à la MYNE ?
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  • ​​Samedi 8.00 > 12.00
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​​8h00 : Accueil / Petit'Dej / Échauffement
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​​9h00 : Bilan de l'année
  • ​​Objectif : permet de restituer l'action et la vie à la MYNE depuis 2014 ; met en évidence les évènements / actions qui ont permis de mettre en oeuvre les activités (transmission d'infos, pouvoir de décision, problèmes et pistes d'amélioration.... en se basant sur le travail quotidien des GT, des projets) ; fait le bilan de l'évolution des activités / pratiques à la MYNE / LPS.
  • ​​Format : "Conférence Gesticulée" + pitchs + témoignages
  • ​​Logistique :
  • ​​1 scribe (rédaction)
  • ​​2 reporters Twitter
  • ​​1 prise son/vidéo
  • ​​Documentation : ​+PAD​
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​​9h40 : Expérience(s) utilisateur(s)
  • ​​Objectif : révéler une vision partagée pour la Paillasse Saône et la MYNE au travers d'histoires de MYNEURS (i.e. des témoignages sur les modes de vie, comment sont vécues les expériences ; cela revient à révéler des personas / 'user stories' (5 à 10 suffisent). 'Comment / pourquoi les gens accèdent, se transforment, restent ou partent'
  • ​​Rendu : 'scénarios utlisateur'
  • ​​Format : forum (bâton de parole), curseurs, interviews virales, etc. 
  • ​​Collectif : prenons la température. Une grande frise est disposée sur le mur, un "Thermomètre " / curseur est dessiné à gauche. Pendant 30 minutes, les participants sont invités à positionner des réponses aux questions en fonction de leur ressenti positif ou négatif. 10 questions sont posées, les participants ont à chaque fois 3' pour s'exprimer 
  • ​​3 sentiments lors de la première visite à la M[Y]NE
  • ​​Quelle impressions en entendant parler de la LPS ?
  • ​​Passés 2 mois, quelle caractéristique dominante ?
  • ​​3 évènements auxquels tu as participé(s)
  • ​​3 rôles que tu occupes à la M[Y]NE
  • ​​3 rôles que tu as déjà occupé
  • ​​3 rêves fous que tu aimerais réaliser à la M[Y]NE
  • ​​5 projets de LPS que tu connais
  • ​​2 projets dont tu as entendu parlé mais que tu ne connais pas trop
  • ​​Individuel : En fil rouge, 2 spots sont installés dans la maison. Le premier pour collecter des interviews. N'hésitez pas à broder, planquer la caméra (ou le smartphone).
  • ​​Comment es-tu arrivé à la myne ?
  • ​​A quoi tu t'attendais ?
  • ​​Est-ce que tu as été déçu / satisfait / surpris, par rapport à tes attentes ?
  • ​​Qu'as-tu compris la première fois qu'on t'a expliqué la Paillasse Saône, ou la première fois que tu as visité le site internet ?
  • ​​En une phrase, qu'est-ce que la Paillasse Saône / cite 3 mots clés de façon spontanée qui te lie à la Paillasse Saône  ?
  • ​​Ton ou tes rôles dans les activités de la Paillasse Saône ?
  • ​​Quelles sont tes attentes pour 2016 ?
  • ​​Si tu étais un organisme vivant, lequel serais tu et pourquoi ?
  • ​​Quelle question vous poseriez à un membre? 
  • ​​Logistique : 
  • ​​1 animateur
  • ​​1 live sketcheur
  • ​​1 scribe (rédaction)
  • ​​2 reporters Twitter
  • ​​1 prise son / vidéo
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​​10h30 : La Paillasse Saône: valeurs, services, rôle de la MYNE
  • ​​Revenir rapidement sur les valeurs et services, lien avec le retour utilisateur et ce qui en avait été compris et mis en oeuvre. - 5 min
  • ​​Rôle de la M[Y]NE vis-à-vis de ces services / activités & vision pour 2016 : pôles projet, MYNALab en tant que feuille de route non exclusive - 10 min
  • ​​Proposition de deux groupes de travail : 
  • ​​Co-construction du processus d'accompagnement de projet (​@Charlotte Rizzo​rlotte)
  • ​​Articulation des projets et activités dans le cadre de MYNE-A-Lab (​@RIeul Techer​ieul)
  • ​​Objectif : après avoir travaillé sur les 'user stories', le but est de travailler à la définition des axes de travail de 2 groupes de travail après une mise à niveau d'information. Charte ?
  • ​​Rendu : 
  • ​​Consolidation sour forme de cartographie des 'user stories'
  • ​​Définition des axes de travail pour les deux groupes de travail
  • ​​Format : Transition
  • ​​Logistique : 
  • ​​1 scribe (prise de note / documentation)
  • ​​1 cartographe
  • ​​2 reporters Twitter
  • ​​1 prise son / vidéo
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​​11h00 : Place dans l'écosystème - MYNALab et OpenARA
  • ​​Atelier autour des processus de décisions et des modes de gouvernance au sein de OpenARA et comment s'inscrit LPS dans ce cadre au travers de MYNALAB
  • ​​Objectif : Situer La Paillasse Saône / La MYNE dans son milieu tout en abordant et introduisant la problématique de la gouvernance dans un cadre autre que celui de LPS.
  • ​​Rendu : 
  • ​​Carte de l'écosystème > Préparer un temps de brainstorming (cf. Florence)
  • ​​Carte heuristique de la gouvernance et des processus de décision
  • ​​Logistique : 
  • ​​1 scribe (prise de note / documentation)
  • ​​1 cartographe
  • ​​2 reporters Twitter
  • ​​1 prise son / vidéo
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​Séquence 2 : Comment innover avec la MYNE ? 
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​​Objectif : permettre la symbiose entre les différents approches et porteurs de projets / initiatives. Pour ça, nous devons clarifier le modèle d'action de la MYNE (qui agit comme un démultiplicateur de l'action collective, inscrit dans un tissu de hubs de même nature).
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  • ​​Chantiers
  • ​​Code (charte, règlement, statuts) => Rédiger la version MAJ des statuts de l'asso LPS
  • ​​Cadre d'expérimentation (#MYNEALAB) => Bootstraper la version 0.1 du projet avec la doc.
​​(+) Territoire (synergies, flux, ressources...) => Cartographier le territoire avec Communecter 
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  • ​​Méthodologie
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​​Les besoins de l'association LPS : 
  • ​​Clarifier la vision et l'implication des membres au travers d'un travail sur les valeurs, la perception des usagers du lieu et travail autour du storytelling pour rendre accessible.
  • ​​Clarifier le modèle d'action: offre (services) et développement / accompagnement de projets
  • ​​Mettre à jour les statuts selon besoin
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  • ​​Samedi
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​​12h-14h: on cuisine / mange / photo de groupe
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​​14h-18h : sprint en groupe (4h méga intenses avec DOC).
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  • ​​Chantier 1 : co-construire les process de développement des projets (code)
  • ​​Animateur : équipe psycho-socio-cognitif
  • ​​Participants : porteurs, équipe projet, et +
  • ​​On part d'un pôle / projet existant et imagine son processus de structuration.
  • ​​On l'extrapole à un accompagnement de projet lambda à La Paillasse Saône
  • ​​Rendu : mindmap & co
  • ​​Ressource : PAD (à créer)
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  • ​​Chantier 2 : dégrossir le projet associatif MYNALAB - fil rouge 2016 (cadre)
  • ​​Participants : Myneurs, . . .
  • ​​Présentation du projet et à l'aide des retours utilisateurs et des personnes présentes, identifier la nouvelle vision partagée pour la M[Y]NE : le MYNALAB
  • ​​Format : flexible & Libre sous l'orchestration de ​@Nicolas Roesch​
  • ​​Comment parler de la maison autonome et connectée ? Comment parler de son fonctionnement ? Est-elle intelligente, "smart"... on peut parler de synergie à l'intérieur de l'habitat, mais aussi avec l'extérieur. Mais cette maison abrite surtout une communauté qui la fait vivre. Le terme de smart community au Japon est révélateur à cet égard. Au Japon c'est ainsi qu'ils parlent de smart grids, mais on le voit ici, c'est avant tout la communauté qui est liée à cette énergie qui est nommée. Faut-il créer de nouveaux mots sur cette nouvelle forme d'habitation ? De vivre ensemble connecté ? 
  • ​​Considérer la maison connectée comme un écosystème évolutif et résilient, un organisme vivant avec lequel interagir - représenter les potentiels en s'inspirant des organisations biologiques : élasticité, résilience, possibilités de connexions et déconnexions, modifications, performance demande-réponse, feedback-analyse-action, gestions de pannes, transformations en fonction de paramètres variables : temps, consommation, tarifs, météo, production, contextes, saisons, temps... et nous là-dedans.
  • ​​Logistique : avant, pendant et après le repas. Sur une durée de 3h.
  • ​​Ressource : ​+PAD​
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​​18h-19h : temps de débrief collectif / synthèse (le moment de montrer que tout est cohérent).
  • ​​Suite du travail initié avec ​@Nicolas Roesch​ sur la carte des compétences et intérêts, 
  • ​​Call to Action Projets : quel projet à besoin de quoi + poursuite carto d'écosystème
  • ​​Bilan de la journée & MYNALab / Call to action / Programme du lendemain (​@RIeul Techer​)
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​​19h : repas dans le centre (où : à définir par ​@melia​​@melia​) > attention à ne pas se coucher trop tard...
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  • ​​Dimanche
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​​9h00 : petit dej / parole libre
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​​10h-12h : ateliers. 
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  • ​​> Comment contribuer ?
  • ​​Mécanisme de distribution de valeur pour l'ensemble des projets dans le cadre de LPS MYNE (comment construire avec les MYNEURS les mécanisme de contribution ? )
  • ​​Question : En s'inspirant des besoins pour les porteurs de projet, mettre en évidence la diversité des besoins, les contributions possibles pour les porteurs
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  • ​​> Comment s'organiser ?
  • ​​Référents : ​@RIeul Techer​, Florence, Jean-Luc Chautagnat
  • ​​Modalités de gouvernance à la MYNE / LPS / Quel(s) modèle(s) économique(s) ?
  • ​​Question : En s'inspirant des besoins identifiés : pour mettre en œuvre ses activités, l'association nécessite des processus de décision et d'organisation simples, partagés et efficaces, quels processus et modèles de gouvernance mettre en oeuvre / tester pour 2016 ? (LE sujet d'expertise d'Imagination for People - Coop-Group).
  • ​​Mode de gouvernance : Pourquoi et pour quoi? Qui et pour qui ? Comment ? Quoi ? 
  • ​​Quels besoins de gouvernance, quels objectifs (flux d'information internes, prise de décision, rôles et accès des individus et acteurs dans la prise de décision)
  • ​​Est-il pertinent changer de statut juridique (SCOP, SCIC, SAS, association par collèges etc.) et à quel horizon de temps ?
  • ​​Rendu : Une charte (qui "guide" les devoirs / droits) + Fiche Patreon (pour avoir un flux)
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​​11h15 : Retour d'expérience sur les coopératives
  • ​​Référents: Florence, Jean-Luc Chautagnat, ​@RIeul Techer​
  • ​​Participants : Étienne (cf ​@baptiste​) & Ludovic
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​​12h-14h : cuisine, repas et quartier libre
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​​14h-16h : convergence (en fonction des retours des envies et forces en présence) - 45min
  • ​​Mise en lien des idées et propositions d'actions opérationnelles avec le projet 2016
  • ​​Finaliser la rédaction des statuts - temps de consolidation de la documentation.
  • ​​Mise en évidence des décisions à valider durant l'AG (tout mettre sur Loomio....)
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​​15h15 : spectacle / break / hugs !
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​Séquence 3 : Comment pérenniser la dynamique ?
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​​16h-16h45 : AGE & statuts (si besoin)
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​​16h45-17h : Pause / café / thé
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​​17h-18h : Bilan et validation de décisions
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​​18h : Goûter / Apéro / Repas partagé
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​​Partie finale décisionnelle : 
  • ​​AG Extraordinaire destinée à la modification des statuts
  • ​​AG Ordinaire pour aborder les autres sujets et valider les décisions
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​​Fils rouges : MYNEALab / Call to action pour projets (Bicitractor, Aquaponie, PsychocogLab, IALab, Nodeschool, Algaenergy, Broyeur, Micro metha, Mosquito Trap etc.)
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​3- Statuts

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  • ​​Fondamentaux
  • ​​Stratégie de développement
  • ​​Passage à l'échelle : mise en place d'activités "hors les murs"
  • ​​Quelle vision partagée et quelles activités pour La MYNE ? 
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  • ​​Opérationnel 
  • ​​Modalités et tarification adhérent(s)
  • ​​Modification du règlement intérieur
  • ​​Gouvernance 
  • ​​Mode de fonctionnement des GT.
  • ​​Élection d'éventuels nouveaux membres du CA ou de l'équipe cœur
  • ​​Méthodo d'accompagnement de projet
  • ​​Communication (interne et externe)
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​4- Logistique

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​To Do List
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  • ​​Choix des thèmes, formats et organisateurs 
  • ​​Réunion du mardi 1er décembre
  • ​​Réunion du mardi 8 décembre
  • ​​Réunion du dimanche 13 vers 15h 
  • ​​Réunion du mardi 15 décembre
  • ​​Rédaction du bilan financier
  • ​​Rédaction du bilan moral
  • ​​Edition des documents éventuels (statuts / règlement intérieur)
  • ​​Envoi des invitations par le secrétaire (attention 15 jours avant le Jour J)
  • ​​Invitations aux ateliers sur facebook
  • ​​Invitations aux ateliers sur yurplan
  • ​​Publication de l'ordre du jour
  • ​​Faire un planning des ateliers
  • ​​Planning général
  • ​​Déroulé de chaque atelier
  • ​​Achat du matériel nécessaire
  • ​​Achat / récup de la nourriture
  • ​​Préparation des salles la veille
  • ​​Bien insister pour que tout le monde soit là à 9h samedi
  • ​​Filmer le bilan gesticulé et le repasser dans la journée
  • ​​Tableau 2 entrées pour suivi ateliers
  • ​​Préparer (si possible) des badges
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​​Problèmes à régler avant le week-end 
  • ​​Chaudière (!) / chauffage / chauffe-eau
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​Logement
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​​Chez ​@RIeul Techer​ & ​@Charlotte Rizzo​
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​​Chambre 1
​​Chambre 2
​​Matelas
​​Futon
​​Carrémat
​​Pouf
​​Canapé
​​Matelas
​​Caractéristique
​​1 lit 2 places
​​1 lit 2 places
​​2 place (un peu serré)
​​1 place confort
​​1 place
​​2
​​1 (dodo à l'arrache)
​​1 place
​​1 place
​​Qui ?
​​Rieul & Charlotte
​​Nicolas & Sylvia
​​Emmanuel
​​Antoine
​​Anthony
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​​Yoann D.
​​Tim
​​Quand ?
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​​Jeudi
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​​Vendredi
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​​Samedi
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​​Dimanche
​​+
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​​Chez ​@baptiste​​@baptiste​
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​​Caractéristique
​​1 clic-clac
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​​Qui ?
​​Claire
​​Vincent
​​Quand ?
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​​Jeudi
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​​Vendredi
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​​+
​​Samedi
​​+
​​+
​​Dimanche
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​​+
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​​Chez ​@melia​​@melia​
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​​Caractéristique
​​1 bz (2 places)
​​Un matelas gonflable (2 places)
​​Qui ?
​​Yoann GD
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​​Quand ?
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​​Vendredi
​​+
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​​Samedi
​​+
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​​Dimanche
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​​Chez ​@Florian Rony​
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​​Caractéristique
​​Un matelas au sol (1 place)
​​Qui ?
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​​Quand ?
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​​Jeudi
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​​Vendredi
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​​Samedi
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​Transport
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  • ​​1 voiture à disposition avec 5 places mais majoritairement pour le transport de fournitures
  • ​​Principalement en transport en commun => Métro + Tram pour aller à la M[Y]NE
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​Nourriture
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​​​@baptiste​​@baptiste​, ​@melia​​@melia​, ​@RIeul Techer​, ​@Charlotte Rizzo​, ​@claudine revol​​@claudine revol​, ​@Yvain Berthiot​ : prévoir des récupérations fruits / légumes + autres denrées tout au long de la semaine : 
  • ​​Aux marchés
  • ​​À Pairial 
  • ​​Voir avec les boulangeries pour le pain et potentiellement les viennoiseries
  • ​​Pains (beaucoup) et brioches pour les petits dej' et pauses
  • ​​Autres
  • ​​Potiron, butternut, panais, carottes (+crème fraiche): assez pour faire un velouté pour tout le monde (samedi ou dimanche midi)
  • ​​Champignons frais en masse (pour risotto)
  • ​​Fruits (mangues, noix de coco, ananas...) pour dessert ou snack
​​ 
​​ Organisation : 
  • ​​2 petits déjeuners : café, thé, lait, pain, miel, choc, confiture, jus de fruit, sucre
  • ​​2 repas de midi
  • ​​2 repas du soir
  • ​​Snacks et boissons
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​
​Ateliers
​​ 
  • ​​1 pièce par atelier
  • ​​Petit matériel et consommable (post-it, stylo, feutres, grandes feuilles, peinture...)
​​ 

​
​5- Ressources

  • ​​(liens vers tous les pads y compris les comptes-rendus de groupes de travail et de réunion CA)
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​​