Comment bien briefer une agence événementielle ?
Si vous êtes en charge d’organiser un événement pour votre entreprise, il est essentiel de commencer par la rédaction d’un brief(aussi appelé cahier des charges ou appel d’offres). Ce document écrit regroupe les informations nécessaires à l’agence pour mener à bien ce projet d’événement.
Il peut être plus ou moins détaillé : certaines entreprises vont faire un mail avec les grandes lignes de l’événement, d’autres feront un dossier de plusieurs pages avec de nombreuses indications à respecter par l’agence. Plus vous travaillerez en amont votre brief, plus vous serez en mesure de communiquer convenablement vos attentes à votre agence !
Découvrez les différents éléments que doit contenir un brief pour une agence événementielle :
Type d’événement
Quel type d’événement souhaitez-vous organiser? Convention, road show, séminaire, anniversaire, team building, inauguration, soirée spéciale… autant d’événements qui impliquent des formats totalement différents pour l’organisation ! Dans quel contexte se déroulera-t-il ? Quelle sera sa durée ?Avez-vous décider d’un thème à suivre pour cet événement ?
Contexte économique & social de l’organisation
Présentez brièvement votre entreprise : domaine d’activité, mission, vision, identité et valeurs, concurrents, enjeux, et objectifs. Accentuez plus particulièrement sur le fonctionnement interne de l’organisation en termes de hiérarchie et de management. Quels sont les différents corps de métiers présents ? Combien sont-ils au sein de chacun d’entre eux ? Toutes ces informations permettront à l’agence de les relier aux objectifs propres à la création de l’événement.
Objectifs
Pour quelles raisons votre entreprise organise cet événement ? Quel message souhaitez-vous faire passer à vos participants ?
Voici quelques exemples d’objectifs :
Récompenser ses meilleurs commerciaux
Présenter vos nouveaux produits
Transmettre de nouvelles valeurs de l’entreprise aux collaborateurs
Resserrer les liens entre vos collaborateurs et/ou l’appartenance à la société lors d’un team building
Présenter les résultats des nouvelles orientations stratégiques de l’année passée
Inaugurer une nouvelle usine
Public-cible
Il est important de définir votre public-cible pour cet événement : mieux vous connaitrez votre cible, plus l’agence sera en mesure d’adapter le format, les activités de l’événement à leurs attentes.
Profil : niveau d’implication dans l’entreprise, état d’esprit, traits de personnalité communs(un commercial et un artisan carrossier par exemple n’auront pas les mêmes personnalité et les critères de succès d’un événement seront différents)
Nombre total de participants
Connaître vos participants est donc essentiel pour transmettre un message clair et compréhensible lors de l’événement.
Voici un exemple de public d’un de nos clients : 150 personnes au total, force de vente + équipe marketing, majorité d’hommes mais aussi quelques femmes(20/150). Un âge moyen de 35 ans avec une amplitude allant de 28 à 50 ans. Pas tous de grands sportifs, mais tous des épicuriens bons vivants.
Date
Vous êtes-vous mis d’accord avec votre hiérarchie sur la date de l’événement? Choisir la date la plus propice n’est pas si simple : il est préférable d'éviter les périodes de vacances scolaires, les jours fériés, ceux d'élections et de manifestations sportives majeures. Indiquez à l’agence événementielle vos dates prévisionnelles ou le mois auquel vous souhaitez organiser l’événement.
Lieu/destination
Où aura lieu votre événement? En France, à l’étranger? A la plage, à la montagne?
Orientez votre agence selon vos souhaits. Son rôle sera d’étudier plusieurs destinations afin de repérer le lieu qui vous correspondra, en fonction des contraintes communiquées(budget).
Transports à prévoir
Votre agence doit-elle s’occuper de l’affrètements des vols pour votre événement(location d’avions), de réservations de billets, ou seulement des transferts aéroport/hôtel ?
Hébergement
Quel type d’hébergement souhaitez-vous? Un hôtel 5, 4 ou 3 étoiles ? Ou plutôt des résidences de vacances ou hôtelières ? Il vous faudra également définir le type de chambres prévues pour les participants : chambre single ou chambre twin(une chambre avec 2 lits séparés pour 2 participants) ou bien chambre double pour les participants accompagnés de leur conjoint.
Programme
Donnez le détail de votre programme à l’agence avec idéalement un timing précis.
Pour les séances de travail, précisez le type de salle qu’il vous faut et l’équipement technique spécifique. Quelles types d’animations/activités souhaitez-vous mettre en place(team building sportif, culturel, avec un thème précis ?). Si vous proposez une soirée extérieure, s’agit-il d’une soirée typique, de gala, casual chic, d’un cocktail ? Y aura-il des animations(concert, DJ, etc) et des intervenants ?
Type d’événement
Contexte économique & social de l’organisation
Objectifs
Public-cible
Date
Lieu/destination
Transports à prévoir
Hébergement
Programme