Para poder ingresar al portal se te hará llegar una invitación al correo electrónico con el que él cliente te haya dado de alta. Te llegara un correo como el que se muestra en la siguiente imagen.
Para acceder al sistema se debe dar clic en el enlace que te muestra el correo, te abrirá un navegador y se vera como en la siguiente imagen.
Al ingresar los datos que se te brindaron en el correo electrónico por primera vez te pedirá que cambies tu contraseña, una vez que hayas ingresado una nueva contraseña podrás acceder al portal, lo visualizaras de la siguiente manera
Se deberán modificar todos los datos con campos obligatorios, estos están marcados con un asterisco(*), si no ingresas esos datos no se podrá guardar la información y no se enviara al proveedor para su revisión(Se deben rellenar todas las pestañas; datos generales, dirección, cuenta bancaria, documentos y situación fiscal).
Al seleccionar la pestaña dirección mostrara la siguiente pantalla.
Si al seleccionar el estado no se encuentra en el listado, podrás elegir la opción otro estado, la cual permite agregar un nuevo estado, tal como se muestra en la siguiente imagen. EL recuadro que se muestra en color azul es en donde permite agregar el estado.
Si al seleccionar el banco no se encuentra en el listado que se muestra puedes seleccionar la opción Otro banco. Permitirá escribir el nombre del banco que se desea. Tal como se muestra en la siguiente imagen.
Una vez terminado este proceso oprimir el botón Guardar para que la información se envía al cliente y la verifique, después de que la verifique tendrás la opción de visualizar más menús que se encuentran en el portal como lo muestra la imagen.
Notificaciones
Al acceder al portal vamos a contar con una herramienta muy útil que nos ayudara a dar seguimiento de todos los movimientos que se realicen en el portal.
Las notificaciones se observarán en la parte superior derecha, su icono es una campana, en donde mostrara si se tienen mensajes del cliente.
Al acceder dándole clic al icono mostrara la siguiente pantalla, en donde se encuentras algunos filtros para poder visualiza el mensaje, a sea por fecha o por alguna palabra que el mensaje contenga.
En esta sección se podrán observar los documentos que se han creado en SAP y se han sincronizado en el portal como son orden de compra, nota de crédito de descuento, nota de crédito de devolución, pago a proveedor. El portal mostrara los tipos de documentos según sea el caso del filtrado.
En esta sección se se puede seleccionar el documento que se creo en SAP y subirle el CFDI que le corresponde, para así poderlo enviar al cliente y a su vez sea validado el documento y en SAP pueda ser creada la factura.
Los documentos pueden quedar en diferentes estatus que se mue<<<<<<stran a continuación.
Aceptada(Es cuando el proveedor ya realizo los pasos para conciliar).
Enviar a conciliar(este estatus se refiere a que el proveedor ya genero la conciliación y el cliente va a revisar los datos).
Aceptada- Error en ERP(es cuando el cliente la acepto, pero no se sincronizo correctamente con SAP).
Preconciliada(los archivos ya se han subido correctamente pero aún no se manda a conciliar).
Pendiente(en este estado es cuando se suben los archivos para conciliar con un CFDI).
Rechazada(el cliente rechazo la información por alguna razón, deberá subir comentarios).
Aceptada-en espera(esperando la sincronización de SAP).
Aceptada- Enviada(el cliente ya acepto la información y ya fue sincronizada a SAP).
Recordemos que para poder conciliar debe estar en estatus Pendiente y debemos seguir las siguientes instrucciones.
Después de enviar los documentos nos mostrara la siguiente pantalla en donde observamos la información de la factura con la fecha, UUID, moneda y el monto de la factura. En el apartado de la factura podemos observar un botón en la parte superior derecha el cual nos permite preconciliar la factura, cuando seleccionamos la opción nos mostrara el circulo remarcado en color verde y el estatus en la interfaz principal cambiara a preconciliada
Posteriormente podremos observar la siguiente pantalla en donde vamos a hacer él envió de conciliación, nos mostrará una opción en la parte inferior izquierda, se da clic en la opción para enviar la información al cliente.
Se volverá a cambiar de estatus a Enviar a conciliar. Esperaremos a que el cliente nos acepté la información o nos envié alguna notificación. En la siguiente pantalla observamos que el estatus ha cambiado de estado.
En esta sesión se cuenta con otra opción que se puede visualizar, para activarla el botón se encuentra en la parte superior derecha. En esta sección se pueden observar los cfdis que se han subido al portal aquí podemos asignarles varios documentos de SAP a un CFDI. En la siguiente imagen se observa la pantalla principal
en donde se observan los datos generales del CFDI, posteriormente se encuentra un apartado de validaciones en donde muestra si se encuentra en efos /edos
Posteriormente se encontraran una sección en donde se colocaran los archivos relacionados al CFDI, en esta sección se pueden adjuntar hasta documentos que se requieran
En la ultima sección se encontrarán todos los documentos de SAP que estén relacionado a este CFDI. Se podrán seleccionar los documentos que se deseen y se visualizaran en la parte inferior, se calcularan los importes y se observará el calculo de la operación.
En la parte inferior después de seleccionar los documentos se podrá observar un botón de enviar, el cual enviara la información seleccionada a la revisión con el cliente.
Posteriormente en cada concepto se debe adjuntar el pdf y el xml correspondiente para que el sistema y se pueda enviar al cliente para su revisión, también se puede eliminar el concepto.
Una vez creado el concepto lo visualizaremos en la siguiente tabla en la pantalla principal
Notificaciones
Conciliación
Estados de cuenta
Captura de Gastos Agente Aduanal