​​Svevia Onboarding flytt, 10.01.2018
​​Partner som Prototyp AS samarbeider med i Berlin: https://digitalknights.co/
​​
​​BEFORE ONBOARDING
​​
  • ​​Svevia rekruterer nye ansatt selv eller av eksterne byrå (kombinasjon ca. 50/50)
  • ​​Svevia rekruterer ca. 350 nye ansatt hvert år (1,6 per dag) for to type arbeid til 180 steder:
  • ​​sesongarbeidere
  • ​​yrkesarbeidere
  • ​​Rekrutterings prosess tar:
  • ​​ fra 1 uke til 1 måneden for sesongarbeidere, 
  • ​​fra 1 måneden til 3 måneder for yrkesarbeidere
  • ​​Ansettelse planlegges basert på data i deres CMS (datasimulering + historiske data)
  • ​​I rekrutterings prosess er involvert:
  • ​​ca. 200 ledere og HR spesialist, 
  • ​​HR jobber mot spesifikk divisjon. 
  • ​​HR spesialister:  2-3 per divisjon, 12 totalt
  • ​​Kontrakt:
  • ​​Alle gamle ansatte som begynner på nytt må signere en ny kontrakt
  • ​​Kontrakten skrives i Word og arkiveres i Agda
  • ​​Det oftest kommer sesongarbeidere tilbake og jobber i gjennom sesong
  • ​​Bekreftelse av kurset er bare muntlig i dag
  • ​​Bare noen data om gamle ansatte er lagret i databasen (trengs spesifisering fra Svevia)
  • ​​Alle gamle ansatt må signere kontrakt på nytt
  • ​​En samme flytt for alle ansettelser, det er bare valgene som er ulike per firma, avdeling, stilling, utsyr etc. 
  • ​​Mest rekruttering fra små konsulentfirma
  • ​​Det vanskeligste i prosessen er mye manuelt arbeid, fylle ut repeterende informasjoner på ulike steder f. eks. telefonnr. 
​​
​​
​​ONBOARDING
​​
  • ​​Status oversikt av hele process av ny ansatte:
  • ​​regler for notification system
  • ​​sende sms / e-post til en ny ansatt hva vil skje på 1 dagen 
  • ​​Logg inn og godkjenning i ny onboarding prosess kun med BankID:
  • ​​15% av nye ansatt har ikke BankID
  • ​​90% folk i Sverige har BankID
  • ​​har ikke BankID? ny ansatt må få veiledning 
  • ​​Admin:
  • ​​Team definering
  • ​​Derinere roller ifht avdeling
  • ​​Sjekkliste for første dag som kan printes med oversikt hva var bestilt og hva skal hentes / aktiveres osv.  
  • ​​Opprette kontrakt - sette opp et liste med krav f.eks ta 1 dags kurs, sende sertifikater til godkjenning 
  • ​​Kontakt ang. kontraktendringer holder med lederen sin
  • ​​Tid for onboarding:
  • ​​sesongarbeidere: en uke før arbeidets begynnelse
  • ​​yrkesarbeidere: fra 1 til 3 mnd
  • ​​Bestilling av ulike utsyr:
  • ​​Klær bestilling kan komme senere i MVE. Per nå må være integrert med deres innkjøpsportal
  • ​​Svevia vil levere en komplett liste av alle produkter så vel som deres variasjoner som skal bestilles i onboarding prosess